Иногда мы не выбираем переезд, а он выбирает нас. Офисный переезд — как раз тот случай. Расширение компании или, наоборот, сокращение коллектива обычно ведет только к одному: нужно менять локацию. И вот тот самый момент, когда надо собирать вещи — мебель, документы, офисную технику. Наиболее частые проблемы, которые возникают при самостоятельной организации офисного переезда — это огромное количество техники, которую надо безопасно упаковать для перевозки, а также составление плана переезда — кто, что, зачем и где делает, ведь сотрудников много и может создаться хаос. Ничем из этого вы могли даже ни разу в жизни не заниматься, а это значит вам точно придется тратить больше времени, чем профессиональным грузчикам.
Давайте разберемся, как грамотно организовать и провести офисный переезд, чтобы он прошел почти незаметно для сотрудников офиса:
- Во-первых, не стоит привлекать к переезду сотрудников своей компании. Это отнимет их непосредственно рабочее время и остановит рабочий процесс, что нанесёт ущерб бизнесу. Уважающая себя компания в принципе не будет так поступать.
- Во-вторых, логичный пункт, вытекающий из первого — стоит нанять грузчиков и специальный транспорт. Таскать мебель и коробки с вещами — это тяжелый труд, здесь понадобятся опытные профи, которые справятся с ситуациями, когда все идет не по плану (например, какая-то мебель не разбирается).
- В-третьих, нужно действовать по плану, который заранее составляет ответственный за переезд.
План офисного переезда состоит из следующих пунктов:
1. Подготовка к переезду:
- выбор подходящего перевозчика — закажите машину необходимого размера, назвав менеджеру количество вещей;
- оформление пропусков для грузчиков и автомобиля;
- составление пошагового плана сборов;
- назначение ответственных лиц — кто следит за погрузкой, кто за разгрузкой и т.д.;
- составление плана размещения на новом месте: где чье рабочее место, где зона отдыха, куда надо ставить мебель и т.д.;
- маркировка вещей и оргтехники в соответствии с этим планом размещения на новом месте — маркируйте коробки с двух сторон;
- упаковка мелких и средних вещей;
- упаковка оргтехники;
- разборка и упаковка мебели;
- создание «бюро находок» — определите место, куда сотрудники будут находить вещи, которые непонятно, куда определять;
- создание общего чата по переезду в мессенджере — чтобы можно было оперативно связываться.
2. День самого переезда:
- рекомендуется отдельная перевозка архивов с ценными бумагами и документами;
- контроль за погрузкой на старом месте и выгрузкой на новом согласно маркировке вещей/оргтехники и указателям помещений/мест;
- сборка мебели;
- подключение оргтехники;
- финальная уборка в новом офисе.
Чтобы не нервничать и не отрывать сотрудников компании от работы, лучше сразу заказать офисный переезд у профессионалов в формате «под ключ». Например, переезд офиса под ключ с помощью сервиса Чердак будет гораздо проще, чем самостоятельный переезд сразу по нескольким пунктам: вам не придется искать и покупать упаковку, упаковывать вещи и оргтехнику, разбирать мебель. Все это сделают профессиональные муверы. А все, что останется вам — это руководить процессом. Для этого потребуется всего лишь буквально пара человек. Остальные сотрудники в это время могут работать из дома.
Переезд под ключ с Чердаком — это возможность быстро и легко перевезти офис так, что этого почти не заметят сотрудники и точно не заметят ваши клиенты.
